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Version actuelle: 1604
(septembre 2011) La gestion et l'administration d'une ludothèque n'est pas une mince affaire! En plus de son côté pratique, il y a tout un travail administratif à assurer: maintenir la liste des jouets et des clients à jour, gérer les prêts, leur durée, les rappels, enregistrer le retour des jouets, leur état et les dépassements de durée, assurer l'exactitude de la caisse (encaissements des prêts, abonnements, amendes, remboursement des dégâts, etc.) et conserver un historique des opérations et des finances à titre de contrôle. Que de temps passé à compulser et à entretenir des fiches et des listes!... C'est la raison pour laquelle nous avons développé LUDOPHONE. Ce logiciel de gestion pour PC (sous Windows) vous apportera un gain de temps considérable dans la gestion quotidienne de votre ludothèque car il en automatise les opérations courantes. Grâce à la puissance de l'informatique, les listes, les prêts, les retours et les encaissements seront systématisés et sécurisés et vous serez libérés des tracas et soucis liés à ces tâches. Vous n'aurez plus de problème de transmission de consignes puisque toutes les informations sont gérées et conservées dans l'ordinateur. LUDOPHONE ne va pas vous remplacer
à la ludothèque! Sa prise en main est rapide et son maniement aisé. Grâce à son ergonomie, vous n'aurez pas à mettre sur pieds ou suivre de longs cours de formation. Quelques minutes d'instruction suffiront aux nouvelles opératrices pour être opérationnelles.
Caractéristiques Clients: une fiche par responsable familial (jusqu'à 8 enfants dépendants) avec infos nécessaires à un publipostage (mailing), au suivi historique (mémo de 5000 caractères), avec l'état de son crédit (carte à pré-paiement) et de son abonnement. Listes par ordre alphabétiques ou par numéro de client, visualisables avant impression et impressions partielles page par page. Sélection à l'écran (aucun code à mémoriser!) Jeux: une fiche par jouet avec informations techniques et suivi des prêts (permet en tous temps de savoir où est le jeu et quand il sera de retour de prêt). Sélection et listes idem clients. Prêts: en pratique, la succession des opérations de prêt, de retour et d'encaissements se fait agréablement et avec un minimum de manipulations. Une fois un client sélectionné (avec apparition à l'écran des jouets déjà en sa possession, dates de retour, amende à encaisser, état de l'abonnement, etc...) vous n'avez qu'à taper le numéro du jouet et son mode d'encaissement (paiement comptant ou par carte à pré-paiement). Les retours sont tout aussi simples. A la fin des opérations, LUDOPHONE vous donne le montant à encaisser comptant, le reste étant automatiquement débité de la carte à pré-paiement du client. Transactions financières: chaque encaissement (ou remboursement) que ce soit au comptant ou par carte à pré-paiement (prêts, amendes, remboursements des dégâts, abonnements, achat de cartes à pré-paiement, etc.) fait l'objet d'une transaction enregistrée ce qui permet d'en reconstituer la chronologie en cas de réclamation. Chaque soir, le bilan journalier peut être imprimé. Il contient la liste des transactions financières effectuées et les totaux respectifs pour le contrôle de caisse. A noter que le logiciel est suffisamment flexible pour prendre en compte n'importe quelle exception, chaque transaction pouvant comporter une ligne de remarques destinée à expliciter une transaction exceptionnelle. Les rappels nominatifs sont automatiques et le logiciel générera 3 rappels différents successifs à intervalles pré déterminés et avec des montants également fixés. La date du prochain rappel à effectuer et son montant peuvent être facilement modifiés pour tenir compte des exceptions (téléphone d'un client, maladie ou autre). Des statistiques vous permettront, par exemple, de prévoir judicieusement vos achats et de classer vos clients par nombres de rappels, très utile pour pouvoir discuter avec les récidivistes des retards!
Quelques utilitaires complètent le tout comme, par exemple, la ré-indexation des fichiers, l'impression de cartes de visites ou de légitimation avec photo ou logo, etc.
Exemples d'impressions
L'Option "codes barres" Chaque jeu comporte une étiquette sur laquelle on peut lire la désignation du jeu, le numéro ainsi que le prix de location. On y trouve aussi le numéro du jeu sous forme de code barre. Lorsqu'un client emprunte ou rapporte un jeu, il faut taper ce numéro sur le clavier. On peut gagner du temps et s'éviter des erreurs de frappe en utilisant la fonction "codes barre" de Ludophone. Au lieu de taper le numéro du jeu, il suffit d'approcher le scanner de l'étiquette du jeu et son numéro sera automatiquement lu et transféré dans le logiciel à la place adéquate. Cette option comporte l'option logicielle, le scanner à main (douchette) et l'imprimante d'étiquettes.
A l'instar de nos autres productions logicielles, LUDOPHONE est un outil destiné à faciliter au maximum votre travail. Il est évolutif et, une fois acheté, vous pourrez en acquérir les nouvelles versions avec de gros rabais. Il sera amorti très rapidement par le gain de temps et de productivité qu'il vous procurera. LUDOPHONE automatise et
simplifie au maximum la gestion de votre ludothèque. Démonstration gratuite et sans engagement.
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